*dibuat sebagai tugas MK Sistem Informasi Manajemen
Latar Belakang
Keberhasilan pengembangan system informasi saat ini telah menjadi salah satu indicator dari kinerja organisasi yang menjadi sorotan, bukan saja dari aspek operasional perusahaan, tatpi juga hubungannya dengan kepercayaan pelanggan. Perusahaan dengan dukungan IT yang baik dan memadai akan memiliki nilai plus dari pesaingnya berupa respon yang lebih cepat, efisiensi dan efektifitas pelaksanaan pekerjaan yang meningkat, identifikasi dan penanganan masalah secara lebih akurat, serta kepercayaan terhadap delivery pekerjaan.
Keunggulan-keunggulan tersebut yang membuat banyak pihak meningkatkan konsentrasi dalam pembangunan system informasinya. DIlain pihak, proses pembangunan system informasi terkadang bersifat temporary dan menimbulkan banyak masalah seperti kurangnya SDM yang handal, besarnya biaya investasi bagi pelatihan dan pengembangan, dukungan hardware yang kurang memadai hingga masalah klasik, kurangnya waktu manajemen untuk memperhatikan detil pengembangan system informasi.
Salah satu solusi yang banyak digunakan untuk mengatasi permasalahan tersebut ialah penggunaan jasa outsourcing IT. Bentuknya bias bermacam-macam, baik aspke pengembangan, perawatan, bahkan konversi system. Fenomena outsourcing saat ini sudah menjadi diskusi banyak pihak, khususnya dalam permasalahan efektivitas dan keberhasilan pelaksanaan pelaksanaannya.
Artikel ini akan membahas secara singkat tentang outsourcing dalam bidang system informasi, aplikasi outsourcing, kelebihan outsourcing dan kekurangannya hingga aspek-aspek yang dibutuhkan dalam pelaksanaan outsourcing.
Definisi Outsourcing
Secara definitive, Outsourcing (Alih Daya) diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa proses bisnis kepada suatu badan penyedia jasa, dimana badan penyedia jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan definisi serta kriteria yang telah disepakati oleh para pihak. Istilah Outsourcing ini juga sering disebut juga system kerja kontrak. Definisi lainnya dari outsourcing atau alih daya merupakan proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan induk ke perusahaan lain diluar perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan induk bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu. Outsourcing dalam regulasi ketenagakerjaan bisa hanya mencakup tenaga kerja pada proses pendukung (non--core business unit) atau secara praktek semua lini kerja bisa dialihkan sebagai unit outsourcing. (Sumber : “Seputar Tentang Tenaga Outsourcing”, http://malangnet.wordpress.com)
Secara umum, jasa IT yang biasanya di outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi dan web hosting. Carrie dan Indrajit membedakan IT outsourcing kedalam 4 bagian, yaitu :
Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik hardware, software, dan brainware.
Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.
Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak di berikan tersebut akan dikelola oleh perusahana sendiri.
De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.
Dalam mengevaluasi manfaat IT outsourcing, perusahaan tidak hanya perlu mempertimbangkan penggabungan yang kompleks antara masalah bisnis dan teknis tetapi perusahaan juga harus menyingkirkan rasa takut kehilangan control terhadap sistem yang sudah ada. Kendala ini umum terjadi pada perusahaan yang akan menggunakan jasa outsourcing dalam pengembangan IT systemnya. Selama beberapa dekade, eksekutif di banyak perusahaan telah dikondisikan untuk terlibat langsung dalam pengelolaan IT, baik berupa staf TI, prosedur, dan infrastruktur.
Pro Kontra Outsourcing Sistem Informasi
Dalam sebagian besar lingkungan bisnis, sudah menjadi rahasia umum bahwa perbandingan objektif antara pengelolaan IT secara internal dan layanan outsourcing IT akan mengungkapkan perbedaan yang signifikan dari segi keuntungan biaya, kehandalan, kualitas, kecepatan, dan fleksibilitas. Outsourcing IT memiliki beberapa kelebihan bagi perusahaan dibanding pengelolaan IT secara insource, yaitu memberikan kesempatan untuk meningkatkan operasional dan dukungan; meningkatkan produktivitas; mengurangi pengeluaran, mendapatkan akses ke teknologi-teknologi baru, dan untuk meningkatkan tingkat kompetitif di pasar. Kajian lainnya juga mengungkapkan keuntungan lainnya seperti IT outsourcing memungkinkan percepatan adaptasi dan transformasi bisnis terhadap perubahan pasar atau ancaman para pesaing..
Salah satu perhatian dalam TI outsourcing adalah pemilihan mitra kerja yang sesuai, memahami kompleksitas keputusan outsourcing dan memiliki terbukti pendekatan untuk membantu perusahaan mencapai berbagai manfaat bisnis dimungkinkan oleh outsourcing.
Pada tahapan pelaksanaan, outsourcing IT mengalami beberapa pertentangan, baik dari pihak yang mendukung maupun pihak yang menolak. Alasan yang dikemukakan oleh pihak yang mendukung diantaranya adalah :
Dapat lebih fokus kepada core business yang sedang di jalankan.
Dapat mengurangi biaya.
Dapat mengubah biaya investasi menjadi biaya belanja.
Tidak dipusingkan jika terjadi turn over tenaga kerja.
Merupakan modernisasi dunia usaha.
Efektivitas manpower.
Tidak perlu membuang-buang waktu dan tenaga untuk suatu pekerjaan yang bukan merupakan inti bisnis atau pekerjaan yang bukan utama.
Memberdayakan anak perusahaan.
Dealing with unpredicted business condition.
Kelebihan lainnya yang dijabarkan oleh Verizon, salah satu outsourcing IT Internasional adalah berikut ini :
Pendayagunaan tim IT internal secara lebih baik
Biasanya, dukungan sumber daya IT dibagi antara dua tujuan, yaitu pengembangan sistem informasi yang sesuai dengan pasar dan efiesnsi operasional. Dengan outsourcing, manajemen dapat berfokus pada pengembangan sistem yang sesuai pasar tanpa harus memikirkan pelaksanaan kegiatan operasional. Pelaksanaan operasional seperti memperbarui dari server load balancing, sistem pemantauan dan tuning, perencanaan kapasitas, membantu operasi meja, dan fungsi-fungsi TI lainnya rutin dapat diserahkan kepada outsourcing yang berkualitas. Singkatnya, perusahaan bebas untuk berkonsentrasi pada bisnis inti, dan penyedia outsource dapat berkonsentrasi pada bisnis intinya, yaitu support sistem operasional sehari-hari.
Mengurangi overhead TI
Dengan outsourcing, perusahaan dapat mengurangi atau menghilangkan biaya administrasi sistem dan jaringan, serta tambahan sistemik dan proses dukungan sehingga perusahaan dapat melakukan investasi yang lebih besar dalam bisnis inti seperti akuisisi pelanggan, hubungan manajemen, manufaktur atau kegiatan distribusi. Sebuah penelitian oleh IDC tentang outsourcing baru-baru ini menunjukkan bahwa 12 perusahaan yang disurvei menyadari bisnis dapat bergerak lebih baik dengan mengurangi biaya TI fasilitas sebagai lantai-ruang, pemanas dan pendingin udara, konsumsi listrik, penggunaan UPS, pencegah kebakaran, pengarsipan, dan manajemen fasilitas.
Mengurangi pengeluaran modal
Outsourcing operasi TI dapat membiayai atau tingkat investasi modal tradisional di infrastruktur dan migrasi teknologi selanjutnya dapat dibiayai untuk keperluan operasi. Sebagai manfaat tambahan, Anda dapat membayar biaya operasi ini pada transaksi per dasar. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur variasi pengeluaran sesuai dengan permintaan atau disesuaikan dengan kebutuhan pasar.
Peningkatan kinerja dan kehandalan TI
Pengurangan bahkan eliminasi kesalahan operasional dan inefisiensi adalah salah satu keuntungan yang paling penting dari outsourcing. Penyedia Outsourcing mempekerjakan staf berpengalaman yang mematuhi persyaratan yang ketat dan terdokumentasi dengan baik dalam buku panduan. Penyedia Outsource melakukan investasi pada SDM, teknologi, dan proses yang memungkinkan tingkat layanan dan kualitas yang jika dilakukan oleh perusahaansecara mandiri akan sulit dilakukan karena tingginya investasi.
Keunggulan teknologi dari pesaing
Outsourcing menyediakan tidak hanya pada best practice , tetapi juga untuk best practice yang sedang berkembang secepat best practice tersebut dikembangkan. Pada era globalisasi strategi bisnis kerapkali dihubungkan dengan perkembangan teknologi sehingga akses awal untuk kemampuan TI baru dapat menjadi keuntungan yang berbeda dalam persaingan memperebutkan pasar.
Kontingensi dan kontinuitas Bisnis
Permasalahan utama dalam pengelolan IT secara insource adalah penyedia beroperasi dalam fasilitas dengan pasokan listrik yang berlebihan, alternatif sambungan telekomunikasi, dan kelebihan kemampuan prosesing. Pada tahapan tertentu hal tersebut dapat menyebabkan pemborosan Dengan outsource masalah-masalah tersebut dapat teratasi. Selain itu outsource dapat menyediakan system yang melanjutkan operasi bahkan setelah kesalahan besar atau system kegagalan. Banyak outsource juga memelihara situs pemulihan bencana yang mereka dapat pindah ke dalam waktu singkat tanpa harus fasilitas utama terpengaruh oleh suatu gangguan.
(sumber : Verizon Information Technology)
Selain pihak yang mendukung Out sourcing, ada juga pihak yang menolak penerapan outsourcing IT di perusahaan dengan beberapa alasan. Issue paling utama ialah masalah biaya dan aspek pengendalian terhadap system. Selain alasan utama tersebut, ada juga beberapa alasan lainnya seperti :
Status ketenagakerjaan yang tidak pasti.
Adanya perbedaan kompensasi dan benefit antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing.
Career path dari outsourcing kurang terencana dan kurang terarah.
Para pihak pengguna jasa dapat memungkinkan melakukan pemutusan hubungan kerjasama dengan pihak outsourcing provider secara sepihak sehingga dapat mengakibatnya status mereka menjadi tidak jelas.
Produktivitas justru menurun jika perusahaan outsourcing yang dipilih tidak kompeten
Terkena kewajiban ketenagakerjaan jika perjanjian kerjasama dengan perusahaan outsourcing tidak diatur dengan tegas dan jelas diawal kerja sama
Regulasi yang belum kondusif akan membuat penentuan core dan non core juga belum jelas
Pemilihan perusahaan jasa outsourcing yang salah bisa berakibat beralihnya status hubungan kerja dari perusahaan pemberi jasa pekerja ke perusahaan penerima jasa pekerja
Informasi merupakan asset berharga bagi perusahaan, jika tidak dikelola dengan baik maka akan jadi masalah bagi perusahaan tersebut
Dalam menetapkan strategi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan IT outsourcing
Managerial Control issue
Kualifikasi Penting bagi Outsourcing IT
Ketika perusahaan melakukan outsourcing TI strategi, praktik bisnis perusahaan mandat yang mempertimbangkan layanan penyedia layanan yang dapat menunjukkan sebagai berikut:
1. Eksekutif manajemen yang kuat
2. Pemahaman tentang ruang lingkup layanan yang dibutuhkan
3. Sebuah catatan terbukti terkait kinerja dalam memenuhi ruang lingkup tanggung jawab
4. Kedalaman dan stabilitas keuangan
5. Kedalaman jasa untuk memenuhi jumlah kebutuhan terbesar sebagai sumber tunggal.
6. Teknis dan sumber daya manusia yang dapat dibawa ke beruang ketika perubahan pelanggan atau tumbuh usaha
Keenam faktor penentu keberhasilan memberikan pemahaman tentang jenis kebutuhan outsource perusahaan saat ini dan masa depan kepada penyedia jasa untuk outsourcing TI. Masing-masing sama pentingnya dengan dampak bisnis secara keseluruhan dan kualitas layanan yang diberikan. Banyak perusahaan biasanya hanya memeriksa beberapa ukuran kuantitatif seperti return-on-investasi (ROI), payback, tingkat-internal-kembali (IRR), return-on-aset (ROA), atau nilai tambah ekonomi (EVA) - dan memang seharusnya begitu, karena ini penting pengukuran untuk evaluasi. Namun, penilaian yang paling baik dan cenderung sudah terbukti ialah mengintegrasikan faktor-faktor yang tercantum di atas ke dalam evaluasi vendor analisis untuk memastikan hasil yang sukses hubungan outsourcing.
Kesimpulan
Pelaksanaan outsourcing system informasi, secara umum merupakan pilihan yang baik. Terlepas dari pendapat tentang pelaksanaan outsourcing itu sendiri. Akan tetapi, jika dilihat dari sisi focus bisnis dan akses terhadap teknologi terbaru dan best practicenya, maka penerapan outsourcing adalah solusi terbaik dari pengembangan system informasi. Penggunaan outsourcing juga bukan pilihan yang bebas resiko. Ketika menggunakan outsourcing maka secara tidak langsung perusahaan harus bersiap dengan kemungkinan pengendalian system yang dialihkan serta pemilihan vendor outsource yang memiliki kapabilitas dan kompetensi yang memadai.
0 comments:
Post a Comment