KAJIAN PENINGKATAN MOTIVASI KARYAWAN (STUDI KASUS PT. SURVEYOR INDONESIA)

*dibuat sebagai tugas MK. Manajemen Sumberdaya Manusis

Kasus yang diangkat dalam makalah ini adalah kasus peningkatan motivasi pegawai di PT. Surveyor Indonesia khususnya di SBU Kelautan, Lingkungan dan Kehutanan (SBU KLK). Pada akhir tahun 2008, tercatat SBU KLK tidak dapat mencapai target yang diberikan oleh Direksi, yaitu revenue sebesar 20 milyar yang berdampak pada kerugian akibat tidak tertutupinya operasional sebesar 1 milyar. Manajemen PT. Surveyor Indonesia melalui Rapat Pimpinan memutuskan untuk memberikan waktu kepada Kepala SBU satu tahun untuk memperbaiki kinerja SBU KLK. Jika kinerja tidak kunjung membaik maka SBU KLK akan di tutup dan pegawainya dialihkan. Selain itu, Direksi memutuskan SBU KLK di audit oleh Divisi Manajemen Resiko untuk mengetahui akar permasalahan yang terjadi untuk kemudian memberikan solusi dan rekomendasi terhadap permasalahan yang ada

Hasil identifikasi permasalahan oleh Divisi Manajemen Resiko menyebutkan ada beberapa permasalahan utama yang terjadi di SBU KLK, diantaranya : (1) proses bisnis perusahaan yang tidak berjalan dengan baik; (2) motivasi dan kesejahteraan pegawai yang kurang; serta (3) kultur bekerja yang tidak kondusif. Hasil rekomendasi tersebut kemudian disampaikan pada Direksi dan manajemen SBU. Setelah mengkaji permasalahan tersebut, Direksi pun memutuskan untuk melakukan perubahan besar dengan mengganti jajaran manajemen SBU KLK serta melakukan merger dengan SBU lainnya. Nama SBU Kelautan, Lingkungan dan Kehutanan pun dirubah menjadi SBU Trade Support Services (SBU TSS). Dengan manajemen yang baru, perluasan pasar, serta sumberdaya yang berlimpah, SBU TSS diharapkan dapat memberikan kinerja yang lebih baik. Target revenue yang dibebankan juga meningkat dari 20 milyar pada tahun 2008 menjadi 55 milyar pada tahun 2009.

Manajemen SBU TSS yang baru segera melakukan perubahan signifikan berdasarkan hasil audit Divisi Manajemen Resiko. Langkah pertama yang dilakukan ialah mengubah proses bisnis yang digunakan oleh manajemen SBU KLK dimana pada saat itu proses bisnis yang terjadi hanya mengandalkan perorangan sebagai ujung tombak. Fungsional adalah pihak yang paling bertanggung jawab terhadap keberhasilan suatu project, mulai dari proses mendapatkan project, maintain klien hingga proses pelaksanaan project. Keadaan tersebut membuat pegawai lain kurang maksimal pekerjaannya karena hampir semua proses bisnis dilakukan oleh Fungsional. Selain itu, ketergantungan terhadap fungsional sangat tinggi sehingga jika fungsional berhalangan hadir atau tidak maksimal dalam kinerjanya, maka keseluruhan pekerjaan SBU juga akan terganggu. Manajemen SBU TSS yang baru kemudian melakukan perubahan dengan cara menghilangkan fungsional dan membagi tugas fungsional kepada pihak lain. Posisi fungsional digantikan oleh Account Executive yang bertanggung jawab terhadap proses pendapatan project, dimana Account Executive akan dibantu oleh Marketing untuk pekerjaan maintain klien dan Product Development untuk pekerjaan pengembangan jasa konsultasi.

Perubahan juga dilakukan dengan meningkatkan kesejahteraan pegawai, khususnya pegawai dengan tingkat kerumitan dan tanggung jawab yang lebih dari lainnya. Contohnya ialah pemberian insentif per bulan khusus bagi Account executive dan insentif komunikasi bagi marketing. Pada pertengahan tahun dan akhir tahun manajemen juga menjanjikan bonus bagi seluruh pegawai serta reward bagi pegawai yang memberikan kontribusi lebih bagi SBU TSS.

Manajemen SBU TSS juga melakukan perubahan dalam kultur bekerja dimana pada masa SBU KLK, proses bekerja lebih bersifat Super Man menjadi Super Team. Perubahan ini menekankan pada pentingnya koordinasi dan kerjasama dalam menjalankan suatu pekerjaan. Pihak yang bekerja seharusnya merupakan satu tim yang solid dan bukan satu orang dengan pihak lain berperan sebagai pembantu umum. Perubahan kultur ini khususnya ditekankan kepada Fungsional yang pada masa SBU KLK banyak berperan sebagai Super Man.

Pembenahan yang dilakukan oleh Manajemen SBU TSS selama kurun waktu 3 bulan berdampak banyak terhadap kinerja SBU secara keseluruhan. Tercatat, pada bulan ke 8 tahun 2009, target revenue yang didapatkan sudah terpenuhi. Walaupun proses pelaksanaan pekerjaan masih berlangsung sehingga keuntungan bersih belum dapat di perkirakan secara detail.

Ada beberapa kejadian pada kasus diatas yang perlu dicermati secara lebih dalam. Permasalahan utama dalam kasus SBU KLK ialah kurangnya motivasi pegawai. Dari permasalahan yang disimpulkan oleh Divisi Manajemen Resiko dapat diketahui bahwa rendahnya motivasi pegawai disebabkan oleh beberapa hal, yaitu : (1) kurang terpenuhinya kesejahteraan pegawai; (2) tidak maksimalnya pemberdayaan seluruh pegawai, dan (3) tidak adanya rangsangan dari manajemen untuk membuat pegawai menjadi lebih baik.

Kesejahteraan adalah permasalahan klasik di dunia kerja yang berdampak paling besar terhadap motivasi pegawai. Banyak teori motivasi yang dikemukakan oleh para ahli menekankan pada permasalahan kesejahteraan. Salah satu yang paling terkenal adalah Abraham H. Maslow. Pendapat yang dikemukakan oleh Maslow ialah bahwa manusia mempunyai tujuh hierarki kebutuhan. Hierarki pertama (1) ialah kebutuhan terhadap fisological (physiological needs), seperti : rasa lapar, haus, istirahat dan sex; (2) kebutuhan terhadap rasa aman (safety needs), tidak hanya dalam arti fisik tapi juga mental, psikologi, dan intelektual; (3) kebutuhan social (social needs), yaitu kebutuhan untuk menjadi bagian dari kelompok dan menjalin hubungan dengan orang lain; (4) kebutuhan akan harga diri (esteem needs) yang dapat dilihat dari kebutuhan terhadap symbol-simbol status seperti seseorang harus berprestasi, menjadi kompeten, serta mendapatkan pengakuan sebagai orang yang kompeten dan berprestasi untuk dapat dihargai; (5) kebutuhan intelektual (intellectual needs), yaitu kebutuhan sesorang ketika telah mencapai tingkat intelektual tertentu, yang biasanya berupa kebutuhan terhadap pemahaman dan pengetahuan; (6) kebutuhan estetis (aesthethic needs), yaitu setelah mencapai tingkat intelektual tertentu maka individu akan memikirkan tentang kerapihan, keindahan serta keseimbangan; (7) aktualisasi diri (self actualization), pada tingkatan ini, individu membutuhkan kesempatan untuk mengembangkan potensi yang terdapat dalam dirinya.

Kesejahteraan pada teori Maslow mengacu salah satunya pada physiological needs dan safety needs. Kedua hal tersebut dapat diwujudkan salah satunya dengan kesehjahteraan yang terjamin. Dengan kesejahateraan, dalam hal ini berkaitan dengan remunerasi, pegawai dapat dengan tenang melakukan pekerjaannya karena kebutuhan terhadap kedua hal tersebut sudah terpenuhi sehingga focus utama pegawai ialah memberikan kinerja yang lebih baik bagi perusahaan. Keadaan ini pada akhirnya akan memberikan feedback bagi perusahaan berupa keuntungan dan kinerja pegawai yang lebih baik.

Permasalahan motivasi lainnya juga dapat diterangkan oleh beberapa teori Motivasi lainnya yang merupakan turunan dari teori Maslom, yaitu Teori Ekspektasi (Expectacy Theory) oleh Victor Vroom. Motivasi merupakan akibat suatu hasil dari yang ingin dicapai oleh seorang dan perkiraan yang bersangkutan bahwa tindakannya akan mengarah kepada hasil yang diinginkannya itu. Artinya, apabila seseorang sangat menginginkan sesuatu, dan jalan tampaknya terbuka untuk memperolehnya, yang bersangkutan akan berupaya mendapatkannya.

Dinyatakan dengan cara yang sangat sederhana, teori harapan berkata bahwa jika seseorang menginginkan sesuatu dan harapan untuk memperoleh sesuatu itu cukup besar, yang bersangkutan akan sangat terdorong untuk memperoleh hal yang diinginkannya itu. Sebaliknya, jika harapan memperoleh hal yang diinginkannya itu tipis, motivasinya untuk berupaya akan menjadi rendah.

Tidak adanya pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas dan merata pada masa SBU KLK menjadikan hanya Fungsional yang merasa dibutuhkan dan harus bekerja keras melebihi pegawai lain. Dalam keadaan tertentu, hal tersebut dapat menjadikan kecemburuan social serta rendahnya tanggung jawab dan kepemilikan terhadap perusahaan. Pegawai lain yang tidak merasa terlalu dibutuhkan akan menurun motivasinya untuk memberikan kinerja yang lebih baik. Di sisi lain, Fungsional yang merasa keberadaannya merupakan pusat dari kegiatan bisnis perusahaan akan mengalami tekanan yang terlalu berlebih terhadap kesuksesan perusahaan yang pada akhirnya jika tidak ditangani dengan baik akan menjadi kontra produktif.

Sebagai solusi permasalah ini, manajemen SBU TSS melakukan pembagian dan standardisasi tugas. Hal tersebut dimaksudkan untuk memberikan pegawai kejelasan mengenai tanggung jawab dan peranannya dalam proses bisnis. Pembagian tugas juga akan menjadikan masing-masing pegawai lebih termotivasi untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan lebih baik. Kebijkan reward and punishment juga diterapkan untuk memberikan asas keadilan dan merangsang kinerja pegawai.

Dengan pembagian tugas yang dilakukan oleh manajemen SBU TSS, seluruh pegawai mendapatkan porsi yang sesuai walaupun tetap ada beberapa pihak yang memiliki tanggung jawab yang lebih dibandingkan pihak lain. Sebagai kompensasi terhadap tanggung jawab tersebut, pegawai akan mendapatkan insentif dan fasilitas khusus. Kebijakan ini sesuai dengan salah satu frasa terkenal, “great power comes with great responsibilities”